Ilustrasi gambar dari: Freepik
Privacy Notice (Pemberitahuan Privasi) dan Privacy Policy (Kebijakan Privasi) merupakan dokumen yang menjelaskan kebijakan suatu Perusahaan atas pelaksanaan pemrosesan Data Pribadi. Dalam praktiknya, biasanya Privacy Notice dibuat untuk disampaikan dan dibaca oleh pihak eksternal, sementara Privacy Policy dibuat untuk dibaca dan dipahami oleh pihak internal Perusahaan.
Penting bagi Perusahaan yang membuat Privacy Notice dan Privacy Policy untuk memastikan bahwa informasi yang dimuat dalam dokumen tersebut telah memenuhi kewajiban yang diatur dalam UU PDP yang berlaku di Indonesia.
Hal ini karena Pasal 21 ayat (1) UU PDP mengatur mengenai kewajiban Perusahaan sebagai Pengendali Data Pribadi untuk menyampaikan informasi wajib bagi subjek Data Pribadi atau pemilik Data Pribadi. Cara penyampaian tersebut salah satunya adalah melalui Privacy Notice yang tersedia secara publik, yang biasanya diakses melalui website atau aplikasi oleh penggunanya.
Informasi yang wajib dimuat dalam Privacy Notice oleh Perusahaan adalah sebagai berikut:
- Legalitas dari Pemrosesan Data Pribadi;
- Tujuan yang akan dicapai dengan Perusahaan melakukan Pemrosesan Data Pribadi;
- Jenis dan relevansi Data Pribadi yang akan diproses oleh Perusahaan;
- Jangka waktu retensi dokumen yang memuat Data Pribadi oleh Perusahaan;
- Rincian mengenai Informasi yang dikumpulkan, yaitu daftar Informasi mengenai Data Pribadi yang dikumpulkan oleh Pengendali Data Pribadi dalam rangka pemrosesan Data Pribadi;
- Jangka waktu pemrosesan Data Pribadi oleh Perusahaan, yaitu rentang waktu dimulainya hingga selesainya serangkaian kegiatan pemrosesan Data Pribadi sesuai dengan tujuan pemrosesan Data Pribadi; dan
- Hak Subjek Data Pribadi sesuai dengan hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Apabila Perusahaan tidak mencantumkan salah satu atau lebih dari informasi di atas dalam Privacy Notice, Perusahaan berisiko dikenakan sanksi administratif, mulai dari peringatan tertulis, penghentian sementara kegiatan, penghapusan atau pemusnahan Data Pribadi dan/atau denda administratif.
Sehingga, segera periksa Privacy Notice Perusahaan anda dan pastikan bahwa informasi wajib tersebut telah dimuat di dalamnya.
Artikel ini ditulis oleh Sekar Ayu Primandani, Partner BP Lawyers Counselors at Law.
