Banyak yang bingung membedakan Legalisasi, Waarmerking, dan Legalisir karena ketiganya sama-sama menggunakan cap Notaris. Padahal, fungsi, objek berkas, hingga kekuatan hukum pembuktian dari ketiga tindakan tersebut sangat berbeda di mata hukum.
Dalam praktik, kita sering mendengar istilah “dokumen ini perlu dilegalisasi notaris”, “cukup di-waarmerking saja”, atau “minta legalisir notaris”. Sekilas terdengar mirip, karena semuanya melibatkan notaris dan biasanya berujung pada adanya cap atau tanda tangan notaris.
Namun, secara hukum, ketiganya memiliki fungsi, objek, dan akibat pembuktian yang berbeda.
Legalisasi: tanda tangan dilakukan di hadapan notaris.
Legalisasi merujuk pada kewenangan notaris untuk mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan.
Artinya, para pihak membawa dokumen kepada notaris dan menandatangani dokumen tersebut di hadapan notaris. Dalam hal ini, notaris memastikan bahwa pihak yang hadir benar menandatangani dokumen tersebut pada tanggal tertentu.
Namun, penting untuk dipahami bahwa legalisasi tidak serta-merta membuat isi dokumen menjadi tanggung jawab notaris. Isi perjanjian atau substansi dokumen tetap menjadi tanggung jawab para pihak, sepanjang notaris telah menjalankan kewajibannya sesuai hukum yang berlaku.
Waarmerking: dokumen sudah ditandatangani, lalu didaftarkan ke notaris.
Berbeda dengan legalisasi, dalam waarmerking atau register, dokumen sudah ditandatangani terlebih dahulu oleh para pihak sebelum dibawa ke notaris.
Peran notaris dalam hal ini hanya membukukan atau mendaftarkan dokumen tersebut ke dalam buku khusus. Waarmerking hanya memberi nilai pembuktian bahwa pada tanggal pendaftaran, dokumen tersebut telah ada dan telah didaftarkan kepada notaris.
Legalisir notaris: mencocokkan fotokopi dengan dokumen asli.
Istilah “legalisir” sering digunakan secara umum dalam praktik. Namun, dalam konteks kewenangan notaris, yang dimaksud pada dasarnya adalah pengesahan kecocokan fotokopi dengan dokumen aslinya.
Objeknya bukan tanda tangan atau perjanjian baru, melainkan fotokopi dokumen yang dibandingkan dengan dokumen asli.
Jadi, legalisir fotokopi hanya memperkuat pembuktian bahwa salinan tersebut sesuai dengan aslinya. Ini juga sering dikenal dengan certified true copy (CTC).
Lalu, Kapan Masing-Masing Digunakan?
Legalisasi digunakan ketika para pihak ingin memastikan bahwa tanda tangan dilakukan di hadapan notaris dan tanggal penandatanganannya memiliki kepastian.
Waarmerking digunakan ketika dokumen sudah ditandatangani sebelumnya, tetapi para pihak ingin dokumen tersebut dicatatkan oleh notaris untuk kepentingan pembuktian administratif.
Legalisir fotokopi digunakan ketika yang dibutuhkan hanyalah pengesahan bahwa fotokopi sesuai dengan dokumen asli.
Memahami perbedaan ini penting agar para pihak tidak keliru menentukan bentuk pengesahan dokumen yang dibutuhkan, serta tidak salah memahami sejauh mana tanggung jawab notaris terhadap dokumen tersebut.
Dalam praktik hukum, detail seperti ini terlihat sederhana, tetapi dapat sangat menentukan nilai pembuktian suatu dokumen di kemudian hari.
Tulisan ini pernah dimuat dalam website Andi Akhirah Khairunnisa, dengan judul “Legalisasi, Waarmerking, dan Legalisir Notaris: Sama-Sama “Cap Notaris”, Tapi Akibat Hukumnya Berbeda” dan telah mendapatkan persetujuan untuk dipublikasikan.
