Menghadapi Tantangan Pengelolaan SDM Pada Kantor Hukum
Dalam mengelola sebuah kantor hukum, tantangan yang dihadapi akan berubah-ubah terutama dalam segi Sumber Daya Manusia (SDM). Setiap generasi dalam kantor hukum menjadi tantangan tersendiri.
Kantor hukum pada dasarnya adalah tempat di mana para pengacara dan praktisi hukum melakukan segala sesuatu yang berkaitan dengan praktik mereka. kantor hukum ini didirikan sebagai persekutuan perdata dan banyak hal yang dapat dipelajari, salah satunya terkait dengan pengelolaannya.
Mengingat modal utama dari bisnis jasa hukum adalah SDM atau para pekerja di dalamnya, maka pengelolaan SDM menjadi isu vital. Bagaimana tidak, saat dalam pengembangan, turnover yang tinggi lawyer (terutama) menjadi satu persoalan ketika banyak project yang berjalan dan kantor hukum Anda harus menjaga kualitas pekerjaan kepada Klien. Jika berganti orang yang menangani, hal ini kadang menjadi penghambat laju bisnis kantor hukum.
Perlu waktu untuk mengajarkan, mendelegasikan pekerjaan dan bahkan menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Sehingga, banyak kantor hukum akhirnya harus rela merogoh kocek nya untuk bisa mempertahankan talent terbaik.
Kali ini, saya akan membahas mengenai pengelolaan kantor hukum itu tersendiri. Dalam pembahasan kali ini, ada lima poin pembahasan yang akan diulas. Yang pertama, hal yang menjadi kunci sukses dalam sebuah rekruitmen sumber daya manusia dalam sebuah kantor hukum, karena sebagai penyedia jasa, menurut saya rekrutmen SDM di sebuah kantor hukum merupakan hal yang terpenting.
Yang kedua, bagaimana cara pengembangan kualitas sumber daya manusia sesuai yang dibutuhkan kantor hukum. Yang ketiga, bagaimana cara menentukan pembentukan dan pengembangan tim kerja dalam sebuah kantor hukum, hal ini agar tetap terkoordinir sehingga kualitas pekerjaan tetap terjaga.
Kemudian, bagaimana membuat sistem pengelolaan data atau dokumen yang efektif dan efisien, dan yang terakhir adalah cara mengukur produktivitas dan pengelolaan waktu, hal ini penting karena kalau kita terlalu fokus pada satu hal dan yang lainnya tidak dikerjakan, pasti ada yang menjadi korban. Ini mengapa kita harus bisa menata apa yang harus kita kerjakan.
Organisasi dan Manajemen Kantor Hukum
Menurut saya, struktur organisasi dalam kantor hukum adalah fondasi yang utama. Terdapat 3 (tiga) urutan jenjang kepengurusan dalam kantor hukum. Pertama, adalah partner (equity/sekutu) sebagai pemilik kantor hukum (founder). Sebenarnya tidak ada jenjang ataupun struktur yang ajeg atau terstandar sesuai profesi. Bahkan sebenarnya yang disebut sebagai partner itu tidak selalu yang berlatar belakang hukum. Ada di beberapa kantor hukum partner lebih sebagai pemodal atau orang yang mempunyai network atau bahkan yang menguasai marketing.
Kemudian dari para founder atau equity partner, dibawahnya terdapat salary partner. Ada beberapa kantor hukum yang tidak memiliki jenjang ini. Karena biasanya langsung dalam senior associate. Akan tetapi, apabila ada level salary partner di sebuah kantor hukum, sebenarnya itu adalah training persiapan untuk menjadi equity partner.
Selain itu, kita juga tentu dibantu dengan tim khusus yang dibentuk berdasarkan keperluan. Misalnya, HRD, Staf IT, sekretaris, dan bidang pemasaran. Bahkan pada saat ini ada beberapa kantor hukum yang mempunyai spesialis PR atau Public Relations officer. Untuk menyusun ini sebetulnya harus disesuaikan dengan kebutuhan kita.
Yang harus kita lakukan di awal adalah menyusun struktur organisasi perusahaan sesuai kebutuhan. Perlu diingat yang dibangun pada awalnya adalah struktur berdasarkan kebutuhan. Misalnya, saya sebagai managing partner, lalu fungsi apa yang diperlukan di struktur kita?
Pasti memerlukan orang operasional, bagian marketing, HR, dan sebagainya. Buatlah berdasarkan fungsi dan kebutuhannya. Karena apa? Nantinya, ketika kantor kita semakin besar dan revenue nya semakin baik, kita mempunyai ruang untuk kemudian merekrut orang-orang tersebut. Setelah struktur itu terbangun, barulah kita melihat kemampuan finansial kita untuk merekrut.
Seharusnya, dalam merekrut karyawan, kita harus memandangnya sebagai investasi. Bahwa dengan adanya mereka, harusnya revenue nambah. Jangan mengukur dengan ketika mendapat uang, kita bisa memberikan gaji kepada mereka. Tetapi kita bisa mengkapitalisasi sumber daya yang ada untuk menghasilkan revenue yang lebih besar, sehingga pekerjaan semakin efektif dan profitable.
Sumber: http://artikel-psikologi99.blogspot.com/2015/02/psikotes-disc.html
Diagram diatas merupakan diagram Dominant, Influencer, Steady, dan Compliance atau biasa yang disebut dengan diagram DISC profile. DISC Profile adalah sebuah alat untuk memahami tipe-tipe perilaku dan gaya kepribadian, yang pertama kali dikembangkan oleh William Moulton Marston. Dalam penerapannya di dunia bisnis dan usaha, alat ini telah membuka wawasan dan pemikiran, baik secara profesional maupun secara personal.
DISC membagi 4 tipe perilaku individu ketika berinteraksi dengan lingkungannya, yakni : Dominance, Influence, Steadiness dan Compliance.
Melalui tes DISC Anda dapat mengidentifikasi dan mengelompokkan karakter seseorang ke dalam empat kategori tersebut di atas. Dengan mengetahui karakteristik kandidat, Anda dapat menempatkan mereka untuk peran yang sesuai. Setiap karakter kepribadian DISC masing-masing memiliki kekuatan dan kelemahan yang dapat Anda petakan menurut jenis pekerjaan di perusahaan Anda.
Bagaimana Pengelolaan dan Pengembangan SDMnya?
Rekrut SDM terbaik, sesuaikan dengan visi dan values perusahaan, serta memiliki passion dan berkarakter. Namun tetap kompetensi dasar dan skill minimal yang harus dikuasai oleh kandidat menjadi kunci. Makanya saya selalu menekankan agar tes pertama adalah mengenai pengetahuan dan skill dasar.
Saya belajar ketika ada client saya meminta tolong untuk membantu proses rekrutmen in-house counsel atau legal staff. Saya terkejut mereka telah melakukan penjaringan panjang mulai dari character, values, dan sebagainya hingga empat tahapan. setelah itu, akhirnya mereka mendapat tiga kandidat terbaik dan saya bantu dalam interview.
Ketika saya interview, saya terkejut menemukan skill dan knowledge nya sangat kurang pada ketiga kandidat tersebut. Maka dari itu menurut saya, kalau ingin merekrut yang paling pertama dicari adalah skill dan knowledge dasarnya terlebih dahulu. Apabila skill nya sudah mantap, baru kita dapat menilai character, dan values mereka apakah bisa in-line dengan visi di perusahaan kita agar tidak buang-buang waktu.
Saya tidak selalu mengatakan ini adalah path yang terbaik. Hanya saja, kita harus realistis dengan kebutuhan. Karena proses rekrutmen sangat memakan waktu.
Disamping dari keterbatasan yang ada, kita harus bisa bangun narasi visi perusahaan yang membuat orang itu termotivasi dan merasa engage untuk bisa ikut terhadap “perjuangan” ataupun impian yang ada di perusahaan itu. Berikan SDM kita peluang dan reward. Karena ketika SDM nya bagus dan kerjaannya efektif, akan berdampak positif ke kantor hukum kita.
Peluang dalam hal ini misalnya memberikan kesempatan untuk memiliki jenjang karir di perusahaan anda, lebih terlibat dalam penanganan pekerjaan, diberikan keran kontribusi untuk berkembang dan lebih percaya diri, mendapatkan sertifikasi atas keahlian baru yang mungkin sifatnya intangible. Contohnya diikutsertakan dalam bertemu client, seminar-seminar, workshop, dan lain-lain.
Kemudian untuk reward tidak harus berbentuk uang, bisa juga berbentuk liburan, voucher, dan lain-lain. Namun tetap adanya jenjang karir dan bahkan partnership opportunity akan memberikan nuansa dan motivasi yang lebih bagi mereka yang ingin mencapainya.
Mengembangkan SDM di kantor Hukum
Memelihara berkas kualifikasi karyawan dengan baik dapat menjadi salah satu cara untuk mengembangkan SDM di kantor hukum Anda. Karena pengelolaan dokumen dan arsip kepegawaian yang baik, bermanfaat untuk memberikan kemudahan dalam pencarian dokumen serta efisiensi, efektivitas tempat, waktu, tenaga dan biaya.
Selain itu, Anda juga dapat memberikan training internal kepada karyawan Anda untuk pengembangan kompetensinya. Training internal biasanya mengajarkan dan membahas contoh kasus dari konflik, masalah, dan tantangan yang nyata dan memang terjadi di perusahaan. Masalah dan tantangan yang dibahas pada pelatihan semacam ini akan ditemui peserta setiap hari di tempat kerja. Karena itulah, pelatihan internal jika dilakukan dengan baik akan mampu memberikan keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan oleh para peserta untuk berhasil dalam pekerjaan mereka.
Selanjutnya, dengan mengirimkan ke seminar/workshop/training di luar perusahaan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan tujuan karir karyawan Anda. Kemudian, dalam kantor hukum khususnya, dengan mengadakan lawyers meeting atau diskusi internal, dimana lawyers diwajibkan secara bergilir untuk mempresentasikan permasalahan aktual.
Manajemen Pekerjaan
Dalam manajemen pekerjaan yang baik, hal yang pertama harus dilakukan adalah dengan membuat sistem dokumentasi yang jelas. Kemudian, buat alur pekerjaan, yang mana dalam hal ini dijabarkan siapakah yang akan membagikan pekerjaan, kemudian kepada siapa pekerjaan dibagikan dan siapa yang memeriksa pekerjaan tersebut?
Selanjutnya, bagaimana sistem penyimpanan file dan penyimpanan data klien? Pekerjaan apa saja yang klien lakukan dan bagaimana informasi yang kita miliki dapat menghasilkan lebih banyak pekerjaan dari klien. Contohnya, dalam beberapa pekerjaan ada potensi untuk mendapatkan recurring income; File registrasi merek: mengingatkan klien agar melakukan pendaftaran ulang.
Kantor hukum yang baik memahami bagaimana teknologi dapat meningkatkan kualitas, efisiensi dan pelayanan kepada klien. Dengan memanfaatkan teknologi untuk memaksimalkan pelayanan kepada klien akan menekan biaya. Misalnya, paperless based dan menyimpan file secara digital serta memberikan pelayanan dari luar kantor.
Tentu saja, suatu sistem tidak berarti bebas dari kekurangan. Dalam sistem paperless based, terdapat tantangan dimana kita harus menciptakan sistem keamanan digital agar tidak terjadi kebocoran data atau bahkan peretasan data. Tantangan ini dapat kita atasi dengan cara-cara:
- Perangkat yang memadai
- Authority access level terhadap dokumen
- SOP penyimpanan dan pengiriman dokumen
- Rules dan SOP terhadap akses dokumen
Bagaimana Mengukur Produktivitas dan Pengelolaan Waktu?
Dalam sebuah perusahaan, produktivitas merupakan sebuah hal yang penting. Karena produktivitas karyawan merupakan salah satu faktor penentu bagi perusahaan dalam meraih keuntungan yang maksimal. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, mengukur produktivitas karyawan bukan hanya seberapa lama karyawan tersebut telah bekerja. Melainkan hasil dibandingkan dengan waktu yang dialokasikan, itulah produktivitas yang sesungguhnya.
Produktivitas tidak terlepas dari pengelolaan waktu. Hal ini karena waktu merupakan hal penting yang harus diperhatikan oleh setiap divisi dalam perusahaan untuk memastikan bahwa semua tugas dan pekerjaan yang dibebankan pada tiap divisi maupun karyawan dapat diselesaikan tepat waktu. Sering kali banyak karyawan yang menyepelekan hal tersebut dan berakibat fatal pada pertumbuhan bisnis serta perusahaan sepenuhnya.
Untuk itu, Anda dapat memulainya dengan menyusun target pribadi, membuat to do list dan timeline, membuat morning routine dalam perusahaan untuk membangun disiplin, dan membuat manajemen waktu berdasarkan skala prioritas “Urgent & Important.”
Fokus Bisnis
Berfokus pada client menjadi sangat penting untuk kesuksesan bisnis. HubSpot Research menemukan bahwa 96% perusahaan yang berkembang menekankan bahwa customer satisfaction adalah komponen kunci untuk pertumbuhan mereka. Ini karena mereka mampu mempertahankan pelanggan yang loyal (maintain client) dan membedakan diri dari pesaing mereka.
Jika punya klien banyak namun mereka tidak puas, maka Anda akan terjebak untuk mencari klien pertama terus, ketimbang klein yang ada terus datang dan memberikan pekerjaan. Di sisi lain, klien yang puas akan menjadi brand advocate dan mereferensikan jasa hukum kita kepada orang atau perusahaan lainnya.
Oleh karena itu, tekankan pada tim Anda bahwa pencapaian kualitas terbaik adalah fokus bisnis. Bukan semata-mata karena kepentingan kantor Anda, namun juga kesuksesan dan karir tim Anda itu sendiri.
Dulu mantan pimpinan saya pernah mengatakan: “Loyal lah pada profesionalisme dan pekerjaanmu bukan kantormu. Karena kesetiaan pada pekerjaan akan menumbuhkan kualitas pribadi, peningkatan karir dan reputasi. Dan jika lawyer itu pekerjaannya bagus, sudah otomatis kantornya akan mendapatkan dampak positifnya.”
Jadi pada prinsipnya, semua menang. Klien senang, lawyer cemerlang, kantor pun diuntungkan.
Bimo Prasetio
Advokat dan Konsultan Perencana Kantor Hukum.
Anda dapat menghubungi Bimo Prasetio melalui ask@bimoprasetio.com
