Ilustrasi gambar dari: Freepik
Dalam menjalankan kegiatan usaha, Perusahaan merekrut dan memperkerjakan Karyawan, serta memiliki kewajiban untuk menyediakan hak dan fasilitas bagi Karyawan sesuai dengan kebutuhan untuk melaksanakan tugas dan pekerjaannya, yang tentunya juga wajib tunduk pada hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Untuk memberikan fasilitas yang dapat Karyawan gunakan, Perusahaan mengurus dan mendaftarkan Karyawan di vendor penyedia jasa. Contohnya untuk layanan BPJS dan asuransi. Dimana, dalam pendaftaran ini biasanya Data Karyawan diminta untuk keperluan tujuan pendaftaran.
Selain itu, Mitra / Pelanggan dari Perusahaan sendiri dapat meminta Perusahaan untuk memberikan Data Karyawan, contohnya ketika melakukan kewajiban audit terhadap kepatuhan Perusahaan yang memberikan layanan atau bekerjasama dengannya.
Lantas, apa yang harus dilakukan ketika Perusahaan mendapatkan permintaan untuk memberikan Data Karyawan kepada pihak tersebut?
Perlu diingat, Data Karyawan dapat memuat informasi rahasia maupun data pribadi sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP). Sehingga, sangat disarankan bagi Perusahaan untuk melakukan langkah sebagai berikut:
- Memastikan Ruang Lingkup Data Karyawan yang Dibutuhkan
Perusahaan disarankan untuk segera meminta klarifikasi terkait ruang lingkup Data Karyawan yang dibutuhkan. Dalam proses audit, biasanya yang dibutuhkan hanyalah data sebatas untuk membuktikan kepatuhan Perusahaan. Sehingga, Perusahaan hanya perlu untuk memberikan data statistik secara anonim yang memenuhi tujuan permintaan tersebut. - Melakukan Sensor Data Karyawan yang Tidak Dimintakan dalam Dokumen yang Diserahkan kepada Pihak Pemintah
Setelah ruang lingkup atas Data Karyawan diklarifikasi, Perusahaan dapat melakukan sensor / blackout di seluruh bagian dokumen yang diserahkan kepada Pihak Peminta selain Data Karyawan yang dimintakan. Hal ini untuk memastikan bahwa Perusahaan telah berusaha untuk menjaga kerahasiaan dokumen dan informasi selain apa yang dimintakan oleh Pihak Peminta. - Meminta Persetujuan yang Sah dari Pihak Karyawan apabila Data Karyawan yang diminta adalah Data Pribadi sesuai UU PDP
Apabila Data Karyawan yang diminta meliputi Data Pribadi Karyawan sesuai UU PDP, maka Perusahaan wajib terlebih dahulu meminta persetujuan Karyawan yang bersangkutan sebelum Data tersebut diserahkan.
Persetujuan ini wajib dimintakan dengan terlebih dahulu memberitahukan tujuan permintaan tersebut, termasuk tujuan pemrosesan dan dengan pihak mana Data Pribadi tersebut akan diungkapkan.
Jika Perusahaan tidak meminta persetujuan terlebih dahulu dari Karyawan sebelum mengungkapkan data pribadinya, Perusahaan dapat dianggp melakukan pengungkapkan data pribadi tanpa izin yang dilarang dalam UU PDP.
Artikel ini ditulis oleh Sekar Ayu Primandani, Partner BP Lawyers Counselors at Law.
