Menilik Lebih Lanjut Mengenai Pelaksanaan e-RUPS Bagi PT Terbuka dan PT Tertutup
“Pelaksanaan e-RUPS bagi PT Terbuka telah diatur dalam POJK No. 16 Tahun 2020 dan untuk PT Tertutup berlaku mutatis mutandis dengan beberapa modifikasi.”
Adanya Pandemi Covid-19 “memaksa” setiap pelaksanaan kegiatan perusahaan dilakukan secara online, tidak terkecuali pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) Tahunan yang dilakukan oleh Perseroan Terbatas (PT) terbuka dan Perseroan Terbatas (PT) tertutup. Namun, bagi beberapa PT, pelaksanaan RUPS secara online masih merupakan hal yang baru.
Oleh karena itu, Managing Partner BP Lawyers, Lita Siregar, menyampaikan materi dengan tema “RUPS Tahunan Secara Online: Prosedur dan Tata Cara” dalam webinar Friday I’m In Law Series (FIIL) yang diadakan oleh KlikLegal pada Kamis (28/4). Menurutnya, penting bagi PT Terbuka dan PT Tertutup untuk mengetahui tata cara dan prosedur e-RUPS.
Hingga saat ini, Otoritas Jasa Keuangan baru mengatur mengenai prosedur dan tata cara pelaksanaan e-RUPS bagi PT Terbuka. Pada praktiknya, e-RUPS dapat dilakukan oleh PT Terbuka maupun PT Tertutup dengan tetap memperhatikan norma utama pelaksanaan RUPS yang tercantum dalam Undang-Undang Perseroan Terbatas, dimana para peserta rapat tetap dapat saling melihat, saling mendengar, dan berpartisipasi dalam rapat.
Seperti yang telah disinggung sebelumnya, sejauh ini peraturan mengenai prosedur dan tata cara e-RUPS masih diperuntukkan bagi PT Terbuka yang diatur dalam POJK No. 16 Tahun 2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan RUPS PT Tbk. Sedangkan bagi PT tertutup, peraturan ini berlaku mutatis mutandis dengan sedikit modifikasi yang menyesuaikan dengan ketentuan pelaksanaan RUPS pada PT Tertutup.
Pada dasarnya, terdapat tiga hal penting dalam pelaksanaan RUPS yang harus dipenuhi oleh PT Terbuka maupun PT Tertutup. Pertama, pengiriman undangan, pengumuman, dan mengkonfirmasi agenda RUPS. Kedua, daftar hadir dan kehadiran. Ketiga, penandatanganan berita acara rapat.
Dalam melaksanakan e-RUPS PT Terbuka, terkait dengan pengiriman undangan, pengumuman, dan konfirmasi agenda, ketiganya dapat dilakukan secara online.
Kemudian, terkait dengan daftar hadir peserta rapat, PT Terbuka harus memiliki memiliki sistem dan database yang well established agar dapat dengan mudah mengetahui daftar kehadiran peserta e-RUPS.
Apabila perusahaan tidak memiliki sistem dan database yang memumpuni, maka perusahaan wajib menunjuk penyedia e-RUPS untuk melaksanakan prosedur RUPS secara online.
Penyedia e-RUPS adalah pihak yang ditunjuk oleh OJK untuk memberikan akses kepada para pemegang saham ketika akan hadir dan mengambil keputusan dalam RUPS online. Akses penyedia e-RUPS diberikan kepada pihak tertentu yang berhubungan dengan pelaksanaan RUPS, sehingga akan lebih mudah dalam mengetahui daftar peserta kehadiran e-RUPS dan menjaga data pribadi perusahaan.
Yang terakhir, mengenai penandatanganan berita acara rapat, meskipun dilaksanakan secara online, beberapa peserta RUPS, seperti pimpinan rapat, direksi dan/atau komisaris, dan profesi penunjang pasar modal tetap harus hadir secara fisik, sehingga berita acara rapat ditandatangani oleh pimpinan rapat yang hadir secara fisik dalam e-RUPS tersebut.
Sedangkan dalam pelaksanaan e-RUPS PT Tertutup, modifikasi dilakukan di beberapa hal, yaitu terkait pelaksanaan dan daftar kehadiran peserta e-RUPS.
Pada pelaksanaan e-RUPS PT Tertutup, terkait dengan pengiriman undangan, pengumuman, dan konfirmasi agenda, ketiganya dapat dilakukan secara fisik sesuai dengan ketentuan yang ada dalam Anggaran Dasar PT atau UU Perseroan Terbatas.
Kemudian, terkait pelaksanaan dan daftar kehadiran, seluruh peserta e-RUPS diperbolehkan untuk melaksanakan e-RUPS secara online, namun harus dipastikan setiap peserta tetap hadir dan on camera selama e-RUPS berlangsung agar tetap terpenuhinya norma utama pelaksanaan RUPS dan jelas siapa saja yang hadir dalam e-RUPS.
Yang terakhir mengenai penandatanganan Berita Acara Rapat, hal ini dapat dilakukan oleh Ketua RUPS dan salah satu dari anggota e-RUPS.
MH
