Mengatur Cash Flow Untuk Kesinambungan Kantor Hukum
Manajemen keuangan merupakan instrumen yang amat diperlukan oleh partner atau pemilik kantor hukum untuk mengetahui status keuangan yang sesungguhnya dari kantor hukumnya secara periodik. Tanpa pengelolaan cash flow yang baik, sulit bagi partner membuat keputusan dalam bisnisnya dan berpotensi kehilangan karyawan terbaiknya.
Arus kas atau cash flow adalah salah satu komponen kesuksesan yang paling penting untuk bisnis kecil atau menengah. Tanpa adanya uang, keuntungan tidak ada artinya. Banyak bisnis yang menguntungkan di atas kertas berakhir dengan kebangkrutan karena jumlah uang yang masuk tidak sebanding dengan jumlah uang yang keluar. Perusahaan yang tidak menerapkan manajemen kas yang baik mungkin tidak dapat melakukan investasi yang diperlukan untuk bersaing, atau mereka mungkin harus membayar lebih untuk meminjam uang agar berfungsi.
Menurut Inc. Magazine, studi yang dilakukan selama bertahun-tahun telah menemukan bahwa masalah cash flow dapat menjadi salah satu penyebab utama kegagalan bisnis. Sebuah studi yang dilaporkan pada bulan Agustus dari Equifax, sebuah agen pelaporan kredit, menemukan bahwa kebangkrutan di antara 27 juta usaha kecil bangsa melonjak 81 persen antara Juni 2008 dan Juni 2009.
Tidak terlepas dari itu, keberlanjutan suatu kantor hukum (law firm) juga tidak akan luput dari pengaruh prinsip keuangan. Hal yang perlu dipahami adalah bahwa suatu law firm merupakan suatu perusahaan seperti perusahaan pada umumnya yang membutuhkan manajemen keuangan, di antaranya adalah pengelolaan pembukuan. Selain itu, sebagai suatu perusahaan, maka pengelola kantor hukum perlu menciptakan dan mengelola cash flow yang positif dan dapat menghasilkan keuntungan bagi law firm-nya.
Permasalahan Dalam Cash Flow
Cash flow pada dasarnya adalah pergerakan dana masuk dan keluar dari bisnis Anda. Sehingga anda harus melacak ini baik mingguan, bulanan, atau triwulanan. Ada beberapa isu dan permasalahan yang timbul yang membuat akhirnya cash flow law firm anda menjadi bleeding atau berantakan. 6 (enam) hal di bawah ini adalah beberapa hal yang sering menjadi persoalan dalam cash flow kantor hukum.
Yang pertama adalah Cash Minus. Mengapa bisa terjadi? Karena penarikan lebih sering dibanding pemasukan uang, pencatatan keuangan tidak rapi, dan salah mengestimasi pengeluaran. Inilah kenapa menjadi penting bagi anda menyusun Cash flow budget. Perencanaan terhadap pemasukan dan pengeluaran kantor anda. Memang jadi cukup bingung di awal menyusun cash flow budget jika client based anda adalah project based dan tidak memiliki retainer client. Namun anda bisa menggunakan data dari tahun sebelumnya sebagai perbandingan atau rujukan awal.
Kemudian penyebab kedua adalah lupa mengirim tagihan. Kita bisa saja keasikan melakukan pekerjaan sehingga lupa dalam mengirim tagihan kepada klien. Hal ini sering terjadi jika anda tidak memiliki sistem atau mekanisme penagihan yang jelas kepada klien anda. Anda harus membuat sistem antara lawyer dengan bagian keuangan anda, agar keduanya dapat berkordinasi ketika sudah tiba waktunya untuk mengirimkan tagihan kepada klien. Anda sebagai partner juga harus melakukan evaluasi dan pengendalian terhadap penagihan dari project yang sedang berjalan.
Dan ketiga yakni pembayaran jasa hukum yang terlambat atau cukup lama. Hal ini bisa disebabkan karena Anda terlambat mengirim tagihan sehingga terlambat juga klien membayarnya. Atau, anda juga lupa melakukan follow up tagihan tersebut. Umumnya piutang atau bad debt dari klien ini menimbulkan dilema. Di satu sisi anda punya hak menagih pembayaran jasa hukum, di sisi lain perlu pendekatan khusus agar klien tetap menggunakan jasa anda dan mau melakukan pembayaran.
Hal keempat yang menjadi tantangan dan salah satu faktornya adalah karena ada pemikiran untuk bisa mendapat talent yang bagus kita harus berani membayar yang sesuai. Talent war ini bisa menjadi salah satu faktor cash flow anda menjadi kurang sehat ketika situasinya lebih besar pasak daripada tiang. Oleh karena itu, anda harus melihat bahwa karyawan anda sebagai investasi atau aset yang menghasilkan juga. Kompetensi mereka harus sesuai dengan ekspektasi anda dalam menyelesaikan pekerjaan dari klien. Di sisi lain, anda harus tetap menghasilkan klien sehingga pendapatan kantor anda tetap positif. Punya talent bagus jika tidak ada pekerjaan sama saja dengan mimpi buruk.
Sedangkan yang kelima adalah legal fee dengan load kerja. Apabila berbicara dengan pricing policy hal ini menjadi tantangan yang kerap ditemui. Kita tidak bisa selalu tahu kemampuan pembayaran klien itu seperti apa, dan kita tidak tahu apakah setiap pekerjaan dengan load yang sama itu selalu bisa ditetapkan dengan legal fee yang sama. Hingga akhirnya kita harus pandai-pandai untuk bisa melihat siapa klien anda. Ketika profile mereka tidak sesuai dengan profile klien yang mampu membayar jasa hukum anda, mungkin anda harus mengakui bahwa itu bukan market anda. Jangan dipaksakan sehingga anda harus banting harga dan kehilangan banyak waktu.
Dan yang keenam adalah fix cost vs variable cost. Suatu perusahaan itu pada dasarnya menghindari fix cost yang terlalu besar apalagi perusahaan jasa seperti law firm yang income-nya tidak pasti. Kecuali sistemnya sudah retainer business. Tantangan nya disini adalah bagaimana kita bisa menjual jasa kita ini value over price, jadi klien tidak hanya memikirkan tentang harga saja. Karena tidak semua lawyers mau dengan sistem fee based tanpa ada monthly salary, kecuali dia bukan karyawan tetapi hanya mitra.
Ingat, biaya jasa hukum yang anda tetapkan bukan semata-mata karena ruang lingkup pekerjaan anda saja. Namun termasuk akumulasi dari kompetensi, skill dan pengalaman anda sebagai lawyer.
Dampak Akibat Pengelolaan Cash Flow yang Kurang Efektif
Akhirnya kalau cash flow berantakan, apa dampaknya terhadap law firm Anda? Hal ini dapat membuat waktu menjadi terbatas, lembur terus menerus, uang masuk dan uang kejar-kejaran, tidak bisa menabung dan investasi, dan tidak berani ambil keputusan untuk rekrut Sumber Daya Manusia (SDM) atau keputusan strategis lainnya.
Pengalaman saya, waktu saya berusaha memutuskan untuk pindah kantor (kami beberapa kali pindah kantor), saya memikirkan kira-kira kita sanggup tidak bayar office space sekian Rupiah dan dipakainya untuk apa? Karena kita kan harus “jualan.” Inilah yang saya maksud dengan adanya dampak dalam mengambil keputusan untuk perusahaan. Karena begitu banyak faktor cash flow dalam menentukan suatu keputusan bahkan hanya sekecil memilih tempat kantor berada. Keberadaan laporan keuangan dan kemampuan kita memahami situasi cash flow perusahaan menjadi penting sebagai dasar pengambilan keputusan.
Lalu Harus Bagaimana?
- Menyusun Cash Flow Budget
Sedikit merefleksikan dari perjalanan saya dalam menjalani kantor hukum, menentukan tingkat prioritas dalam membuat anggaran pengeluaran menjadi hal yang paling penting. Kalau kami sekarang selalu membuat yang namanya cash flow budget. Awal-awal saya menjalani kantor, masalah yang paling sering adalah jago mengisi pengeluaran tetapi tidak jago mengisi pemasukan saat membuat cash flow budget atau forecasting.
Karena apa? Karena adanya fixed cost sehingga bisa ketahuan. Di luar konteks fixed cost, maka kita harus bijak dalam memilah dan mendahulukan pengeluaran yang dapat memberikan kontribusi pada peningkatan revenue dan kemajuan perusahaan.
Mudahnya seperti ini, apabila kita ingin merekrut orang, saya akan mendahulukan untuk merekrut orang yang bisa membantu saya menghasilkan revenue dulu. Misalnya, dengan saya merekrut seorang lawyer, saya bisa mendelegasikan pekerjaan saya, sehingga saya bisa melakukan hal lain seperti marketing, networking dan lain-lain. Pokoknya saya bisa manfaatkan untuk menjaring klien-klien baru lainnya.
Yang terpenting selanjutnya adalah mengetahui gambaran cost yang akan keluar atau fixed cost setiap bulan. Dengan menyusun cash flow budget serta menghitung biaya yang akan dikeluarkan atas pendapatan yang akan diperoleh (HPP). Sehingga, setidaknya kita mengetahui gambaran atau target omset yang harus dihasilkan setiap bulan (BEP).
Uniknya, kalau di law firm harusnya HPP yang dihitung adalah lawyers-nya. Ada yang dihitung berdasarkan jam-nya si lawyers bekerja itu berapa dan ada juga dengan cara menghitung benar-benar cost kita untuk pekerjaan tersebut, seperti biaya akta, atau jasa vendor, dan lain-lain. Ketika kita sudah bisa mengukur biayanya, maka kita bisa dapat gambaran legal fee harus dikenakan ke klien itu berapa.
Tujuannya apa?
Profit. Jangan sampai jasa hukum yang diberikan malah merugikan bisnis anda.
- Menyusun Strategi Marketing
Hal yang penting namun sering terlupa adalah menyusun strategi marketing. Strategi marketing yang efektif akan meningkatkan sales dan cash flow menjadi naik. Saya berpegang teguh dengan prinsip bahwa the best marketing strategy is excellent quality of works. Benar, kualitas pekerjaan yang baik. Karena kualitas pekerjaan yang baik akan membuat klien puas atau bahagia dan saat klien bahagia maka mereka akan kembali datang, memberikan pekerjaan lainnya, bahkan mereferensikan jasa hukum anda kepada kolega mereka.
Lebih lanjut untuk belajar mengenai strategi marketing pada law firm, Anda dapat membacanya dalam artikel KlikLegal disini.
- Menunda Pembelian Inventaris kantor
Kemudian poin penting selanjutnya adalah menunda penambahan inventaris. Dalam hal ini saya berkaca ketika saya berbisnis kuliner saya dahulu. Saya mempunyai restoran, dan saya dan istri saya mempertimbangkan bahwa customer harus dilayani dengan baik dan puas dan nyaman sehingga cerita ke orang-orang.
Sehingga sedikit-sedikit saya dan istri saya akan melakukan “upgrade” pada restoran akhirnya banyak sekali penambahan inventaris yang tidak direncanakan dan itu tidak bisa diukur secara langsung berimbas pada profit atau tidak sehingga biaya membengkak. Oleh karena itu, kita harus bijak dalam penambahan inventaris, apakah sifatnya mendesak atau tidak.
Jika penambahan inventaris memang tidak terlalu berpengaruh terhadap profit yang akan didapatkan kantor anda, maka sebaiknya ditunda. Karena penambahan inventaris memakan arus kas. Maka harus dilihat urgensinya. Namun tetap harus memperhatikan alasan lain yang sifatnya juga urgent dan important. Misalnya kepatuhan, kerahasiaan, dan keamanan data dan dokumen perusahaan anda. Walau tidak memberikan efek kepada revenue secara langsung, namun kalau terjadi kebocoran data dan kehilangan dokumen, tentu akan berdampak pada hilangnya kepercayaan klien, biaya untuk perbaikan serta turunnya citra baik kantor anda.
- Menentukan persentase keuntungan
Selanjutnya, menentukan nilai persentase laba/rugi yang diinginkan. Setelah mendapat gambaran yang jelas soal estimasi penerimaan minimum (minimal BEP dalam konteks laba rugi) sudah terlihat atau kita mau estimasi omset berapa untuk minimal bisa menentukan nilai persentase laba rugi yang diinginkan. Biasanya saya lakukan dengan mengevaluasi lagi struktur organisasi, struktur gaji, charging ke klien bagaimana, vendor-vendor masih bisa di nego lagi atau tidak, evaluasi karyawan yang produktif/tidak, dan lain-lain.
- Konsisten Dalam Menjaga Cash Flow
Dan yang terakhir adalah konsisten dalam menjaga cash flow. Artinya apa yang sudah berjalan harus konsisten dalam eksekusinya. Khususnya soal cost. Boleh ada tambahan biaya di luar cash flow budget yang sudah disusun, namun harus memiliki dampak untuk meningkatkan pendapatan dan cash flow tetap sehat). Dan sebaliknya tidak ada additional cost (jika tidak ada urgensinya) apalagi yang sifatnya kontra produktif dengan kegiatan menghasilkan revenue bagi kantor anda. Perlu dicatat kecuali cost yang menaikkan omset atau profit karena additional cost akan menurunkan cash flow.
Jika cash flow anda sehat, maka pengambilan keputusan strategis akan menjadi lebih mudah. Ingin merekrut talent terbaik tidak khawatir. Ingin menaikkan gaji atau memberikan bonus kepada lawyer dan staf kantor sudah tidak lagi ragu. Memberikan self reward kepada diri anda juga tentu tidak jadi soal. Pada akhirnya, semua keputusan dalam bisnis akan tercermin dalam laporan keuangannya. Selamat menikmati perjalanan kantor hukum anda.
Bimo Prasetio
Advokat dan Konsultan Perencana Kantor Hukum.
Anda dapat menghubungi Bimo Prasetio melalui ask@bimoprasetio.com
