Ilustrasi gambar dari: Freepik
Ketika melakukan proses rekrutmen calon Karyawan Perusahaan, divisi HR membutuhkan data pribadi dari calon Karyawan, untuk melakukan pemeriksaan latar belakang (background check).
Background Check merupakan proses yang diperlukan Perusahaan untuk memastikan kebenaran informasi yang disampaikan oleh calon Karyawan, dan juga untuk mencegah terjadinya rekrutmen kepada calon Karyawan yang menyampaikan data pribadi yang tidak sesuai dengan keadaan calon Karyawan yang sebenarnya.
Namun, apakah melakukan Background Check terhadap data pribadi calon Karyawan diperbolehkan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan di Indonesia, apalagi dengan berlakunya Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) ?
Penggunaan data calon Karyawan oleh HR Perusahaan wajib tunduk pada prinsip dan kewajiban yang diatur dalam UU PDP. Khususnya, HR wajib memiliki dasar permrosesan yang sah atas penggunaan data pribadi calon Karyawan, yang notabene belum dikontrak oleh Perusahaan sehingga belum memiliki Perjanjian Kerja / Employment Contract.
Sehingga, HR wajib meminta dan mendapatkan persetujuan yang sah dan tegas secara eksplisit dari calon Karyawan, bahwa data pribadi yang disampaikan calon Karyawan akan digunakan HR untuk melakukan Background Check sebagai bagian dari proses rekrutmen.
HR wajib secara tegas menyampaikan tujuan kenapa harus dilakukan Background Check, apa saja data pribadi calon Karyawan yang akan digunakan dan juga jangka waktu pemrosesan data dan apa yang dilakukan HR terhadap data calon Karyawan setelah selesai Background Check.
Selain itu, HR wajib menyampaikan bahwa calon Karyawan memiliki hak untuk menolak penggunaan data pribadi tersebut. Tentunya, Background Check yang dilakukan akan terdampak dari tidak adanya data pribadi, dan HR dapat menyampaikan kepada calon Karyawan bahwa ini dapat mempengaruhi hasil proses rekrutmen yang dilakukan.
Terakhir, HR wajib bertanggung jawab untuk memastikan penggunaan data pribadi calon Karyawan hanya spesifik dan terbatas sesuai tujuan yang sudah disampaikan kepada calon Karyawan. Apabila data pribadi digunakan tidak sesuai dengan apa yang telah disetujui calon Karyawan, HR dan Perusahaan berisiko melanggar UU PDP dengan melakukan penggunaan data tanpa izin atau unauthorized use of personal data.
Penggunaan data pribadi danpa izin dapat dipidana dengan pidana penjara dan/atau pidana denda. Oleh karenanya, menjadi penting bagi HR maupun pihak yang melakukan rekrutmen calon Karyawan untuk memastikan seluruh penggunaan data pribadi calon Karyawan telah diinformasikan kepada dan diberikan persetujuan dari calon Karyawan.
Artikel ini ditulis oleh Sekar Ayu Primandani, Partner BP Lawyers Counselors at Law.
